仕事上、コミュニケーションツールを使用して、チャットでやり取りする機会は多いのですが（8割はこれです）、私は言語化や文章を組み立てるのが苦手で、返信にいつも時間がかかってしまいます。。。
特に最近は、後輩が増えて、後輩から質問を受けることも多いので
いろんな質問に答えていきつつ、自分の仕事も前に進めないといけません。。。
「丁寧に返信をしなければ」と思うあまり、そこに対して下手したら数時間の稼働を費やすことも。。。
「これではいけない！」
と思い、チャットで返信するときに何を心がけ、どうしていくべきか、少し整理してみたいと思います。
※あくまで個人的な考えになります※
①「相手が何を求めているのか」をできるだけ正確に掴む
チャットでなにかしら投稿される方は、人それぞれ目的があります。
メジャーなものとして、報告、連絡、相談。
それ以外には、ただの雑談、共感を求める、情報共有、質問、提案、などでしょうか。
長文で送られてくる方もいらっしゃるので、それを読み、これは何を求めているのか、
何を返す必要があるのかを「素早く正確に」掴むことが必要と考えます。
②返信の優先度を決める
これらに対して、チームでプロジェクトを進めているときに、返信の優先度が高いものは何でしょう？
まず、メジャーなものである報告、連絡、相談。
こちらは進めているプロジェクトの進捗を把握する上で重要なものですし、
つまずいていて進捗がない相談、仕事をしていく上で気がかりな相談などであれば
率先して話を聞いてあげることが大事と思います。
では、それ以外では？上に挙げた質問は、相談に近い内容です。
しかしプロジェクトに直接関係ない質問から、関係してくる質問まで様々挙げられます。
見極めて優先度を決めていく必要があります（ここが難しいのですが。。。）。
それ以外の雑談、共感、共有、提案は、それがプロジェクトの進行に直接関係してこなければ
優先度としては低いかもしれません。
③チャットでの返信が必要か、スタンプだけで良いのか
「チャットでわざわざ返信をする必要があるのか？」を一度立ち止まって考えるのは、とても大事と思います。
私が逆の立場で、「スタンプだけで反応してくれれば」と思うことも往々にしてあります。
チャットを打つこと自体、やはり時間はかかってしまうものなので、特に先輩方に向けたメッセージでは、単純に「スタンプの返信だけで大丈夫です」。。と打つこともたくさんあります。
そのため、わざわざチャットで返信はせずに、「その投稿を見たよ」と相手に伝わることで十分である内容の場合は、思い切ってスタンプだけにしてみます。
（補足）
もし相手が早めに反応が欲しそうで、返信は後でも良さそうな場合、複数人の投稿が返信に重なっている場合は、先にスタンプを押して、後から返信をする、で良いかも。
④返信するときは、相手の言葉を引用しながら出来るだけ簡潔に
私がある方に質問をして、とても気持ちの良い返信をもらったことがあります。
（補足しておくと、言葉遣いなどの細かな箇所、スタンプで気持ちを表現している、などではありません）
その方の返信は、
①私が質問した内容を引用し、
②先に簡潔に結論を述べ
③後で理由や詳細、補足事項を述べて
いました。
特に①、②があるので、返信を見た側としては「内容がすっと」入ってきます。
理解しやすい返信です。
また、自分自身が少し気になっていた内容についても③で簡潔にわかりやすく記載いただいているので、それがとても助かりました。
この方の返信がとても印象的でしたので、これを軸に私も返信の仕方を変えていこうと思います。
今まで私は丁寧に返信をしようとするあまり、余計な言葉やスタンプを使用していましたので、
仕事上のことに関しては、必要のない情報はできるだけ削ぎ落として（ただ、雑談やブレイクタイムのような時は多用します！）、相手に伝えたいと思いました。
余計な言葉なく（「お疲れ様です」とか）、スタンプがなくても、
①質問した内容を引用し、
②先に簡潔に結論を述べ
③後で理由や詳細、補足事項を述べる
だけで、気持ちの良いコミュニケーションは取れるのだと感じました。
